グループウェアとはどのようなものかご存じでしょうか。
本記事ではグループウェアの詳細や建設業に活かせるポイントを解説しています。
更に、おすすめのグループウェア9選を合わせて紹介するので是非自社への導入を検討してみてください。
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グループウェアで建設業の課題を解決
グループウェアとは、社内での情報共有やコミュニケーション活性化のために活用されるITツールです。
従来の単なるコミュニケーションツールとしての活用に加えて、掲示板・予定表・ワークフローなどの情報を一元管理し、業務効率化できることが特徴です。
コミュニケーションツールというと、昨今ではSNSなどのチャット機能を有したものをいいます。
その他、一般的に活用されているメールも該当します。
しかしグループウェアとの大きな違いは、その目的と迅速化です。
SNSのようなチャットでは、簡略に物事を伝えることに適している一方でカジュアル要素が強く上司等とのコミュニケーションがしにくい傾向にあります。
またメールは、共有や伝達性に優れる一方でタイムラグが生じやすいことが問題です。
コミュニケーションを取りたいという目的に対して様々な機能をツールの中で保有しており、幅広くどのような職種であってもカバーできる万能型のツールがグループウェアです。
グループウェアを導入するメリット
ここでは、グループウェアを導入するメリットを解説します。
グループウェアには、業務効率化を実現するメリットが多く含まれています。
具体的には下記の3点があると考えます。
- 情報共有がスムーズ
- ぺーパーレス化の実現
- 複数の端末からアクセス可能
具体的に、下記に詳細を説明します。
情報共有がスムーズ
グループウェアの機能の一つであるメールや掲示板機能を用いることで情報共有が容易になります。
従来、該当者へ向けて一斉送信していた作業が簡略化されるためメンバーを一人一人選択する手間が無くなります。
またアラート機能を備えているものもある為、見落とし防止にも寄与します。
ペーパーレス化の実現
従来、必要な資料を人数分印刷していたものが、電子データにて共有が容易になったことで印刷の手間やコストを軽減できます。
ペーパーレス化は社会トレンドでもあり、会議などにオンラインで出席する参加者にも共有できることや説明時間の短縮にも繋がるため大きなメリットになります。
複数の端末からアクセス可能
会社のPC以外にもスマホやタブレットなどの複数端末でアクセス可能なポイントも大きなメリットです。
昨今の在宅勤務にも対応しており汎用性が高いことが特徴です。
建設業向けグループウェアの選び方
上述の通り、グループウェアのメリットを理解できたでしょうか。
ここでは、建設業向けのグループウェアにおける選び方を解説します。
グループウェアは搭載機能が多岐にわたるため、サービスの検討時には、グループウェアの利用目的をはっきりとさせて必要な機能を洗い出すことが重要です。
頻繁に使われる機能としては、メール・スケジュール・掲示板・ファイル共有・ワークフロー機能などが挙げられます。
その他にも電話メモや在席管理などオフィスで活用される機能を持っているものもあります。
上述を考慮し、具体的な選び方を下記の3点から解説します。
- 基本機能の有無
- スマホ・タブレットに対応しているか
- 組織体制への対応
基本機能の有無
最も重要なポイントは、必要な機能が備わっていることです。
グループウェアには複数の機能があり、サービスを選ぶ際には目移りしてしまいます。
そこでも導入時に必要としていた機能を見落とすことなく、効率化したいものができることが重要です。
そのため、施設や備品予約機能、在席管理機能、タスク管理機能、ワークフロー管理機能など新規機能よりも、メール・掲示板・スケジュール・ファイル共有機能など、必要としている機能が使いやすい観点から選ぶようにしましょう。
スマホ・タブレットに対応しているか
建設業では、PCからのアクセス以外にも外出先でスマートフォンやタブレットからアクセスするケースも少なくありません。
社外での活用ニーズが多いケースでは、モバイル専用アプリが備わっているものを導入することをお勧めします。
具体的には、Google Workplaceであれば、Gmail、Google カレンダー、Google ドライブなどの専用アプリを活用できます。
または、サイボウズ Officeなどでも専用のモバイルアプリがあるためメールやスケジュール、ワークフローといった機能が利用可能です。
組織体制への対応
大規模な建設業者にとっては、会社の組織体制への対応が求められるケースもあります。
具体的には、各部署や役員などの階級によってアクセス制限を設けたりチーム単位で利用するためのアプリ変更希望などがあります。
その際には、サイボウズGaroonまたは、desknet’s NEOなどのように組織ごとにカスタマイズ可能なシステムが適しています。
建設業向けグループウェアおすすめ【9選】
最後に、具体的に建設業に向いているグループウェアを9つ紹介します。
導入を検討される際には上述の通り最も必要としている機能が備わっていてシンプルなものを最初は検討することをお勧めします。
Stock：シンプルな操作性を重視する企業向け
Stockのおすすめポイント
- 簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
- とにかくシンプルで誰でも使える
- ITに詳しくない数人～数千人の企業向け
| 主な機能 | タスク管理機能 スケジュール管理機能 データの一元管理機能 など |
| 料金 | フリープラン ：無料 ビジネスプラン ：500円/ユーザー/月 エンタープライズプラン：1,000円/ユーザー/月 |
| 対応端末 | iPhone iPad Android PC |
| 運営会社 | 株式会社Stock / Stock, Inc. |
総評コメント
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。
「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず常に整理された状態で業務を遂行できます。
本アプリは、ITに詳しくない数人の企業から数千人の大企業でも活用可能でITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始めることができます。
またとにかくシンプルで、誰でも使えることも大きな魅力です。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
さらに、驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができ、社内の共有情報等の「情報ストック」が可能であり、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
建設タウン：建設分野に特化したグループウェアを導入したい企業向け
建設タウンのおすすめポイント
- 時間や場所を選ばず情報の確認・報告・管理が可能
- 的確な現場状況の把握が可能でBCP対策にも活用可能
- リアルタイムな情報収集、迅速な手配
| 主な機能 | スケジュール管理機能 ドキュメント管理機能 タスク管理機能 など |
| 料金 | 【建設タウンBasic契約プラン 】 ユーザー数 ：1ユーザー/10ユーザー/100ユーザー 導入費用：200,000円/200,000円/200,000円 月額基本料：10,000円/10,000円/10,000円 月額ユーザー単価：2,900円/2,900円/2,900円 月額利用料合計：12,900円/39,000円/300,000円 月額コンサル費用：導入後の保守サポート 1回50000円 【建設タウンPro契約プラン】 ユーザー数：1ユーザー/5ユーザー/10ユーザー以上 導入費用：6,000,000円/9,000,000円/9,000,000円 月額ユーザー単価：25,000円/25,000円/25,000円 月額利用料合計：25,000円/125,000円/250,000円 月額コンサル費用：導入後の保守サポート 1回50000円 |
| 対応端末 | iPhone iPad android |
| 運営会社 | 株式会社TRECON |
総評コメント
建設タウンは、株式会社TRECONが提供する、中小建設企業向けのスマホアプリです。
建設業務に関する全ての情報を一括管理できるWEBシステムであり、工事に関する情報登録から、作業員の管理、受注、請求、入金、出退勤まで一括管理。
それらのデータを有機的に結び付け、連動・分析が可能です。
WEBシステムでリアルタイムな情報共有でトラブルが激減、業務の効率化が可能。
さらに、工事情報の見える化で従業員のコスト意識が高まり、コスト大幅削減・折衝力を強化します。
また紙による出力が最小限のため、組織全体でペーパーレス化が促進され多角的な分析でさらなる効率化、高収益化のサイクルを実現します。
desknet’s NEO：建設業・製造業者向け
desknet’s NEOのおすすめポイント
- 現場の声を反映した使いやすい操作画面
- ビジネスに役立つ25以上の機能が標準搭載
- アプリ作成ツールと組み合わせて業務をシステム化
| 主な機能 | 予約管理機能 スケジュール管理機能 社内ファイルの管理機能 など |
| 料金 | 【desknet’s NEO基本プラン 】 初期費用：0円 1ユーザー：400円/月 その他：業務をより快適にする拡張機能 その他：オプションサービスなどがあるためHPより参照ください ※30日間全ての機能をお試しプランあり |
| 対応端末 | iPhone iPad android PC |
| 運営会社 | 株式会社ネオジャパン |
総評コメント
desknet’s NEOは、株式会社ネオジャパンが提供しているグループウェアであり、2012年のリリース以来、前身の「desknet’s」とあわせて販売実績数は480万ユーザー以上です。
クラウド版とパッケージ版、2種類の導入方法から選ぶことができ、1ユーザー月額400円からご利用いただけるクラウド版は、すぐに使いたい、運用管理に手間をかけたくない方におすすめです。
スケジューラー、ワークフロー、文書管理、アンケートといった25種類以上の基本機能を利用でき、パッケージ版では金融機関や政府・自治体など、より厳格な情報管理のニーズに対応できます。
数名から1万名をこえる大規模組織まで、導入企業のご利用状況に合わせることができます。
さらに、有償オプションにはなるものの、オリジナルアプリの作成機能（基本料金＋1人あたり月額320円）も用意されており、既存のアプリにカスタマイズを加えたり、Excelの台帳をそのままアプリ化することが可能です。
実際に、「desknet’s NEO」を利用しているユーザーのブログや口コミサイトを見ても、ネガティブな意見はほぼなく、売り上げ管理のプロセスを大幅に効率化したアパレル関連会社、東京都によるワーク・ライフ・バランス認定企業大賞を受賞したコンサルティング会社など、成功事例も豊富です。
J-MOTTO：低コストで導入したい企業向け
J-MOTTOのおすすめポイント
- ご入会後、最大3ヶ月までは無料期間
- １ユーザー月額165円(税込)～と低コスト
- 様々なサービスと連携して利用できる
| 主な機能 | 低コストで利用可能 直感的にわかる画面 専門知識が不要 など |
| 料金 | 【スタンダードプラン 】 入会金：無料 基本料金：3,000円/月 30,000円/年 ユーザー数：20ユーザーまで ディスク容量：200MBまで 【ライトプラン】 入会金：無料 基本料金：20,000円/年） ユーザー登録数：10ユーザーまで ディスク容量：100MBまで |
| 対応端末 | iPhone iPad android PC |
| 運営会社 | リスモン・ビジネス・ポータル株式会社 |
総評コメント
「J-MOTTO」は、累計4,000社以上の企業に利用されている会員制ビジネスサポートサービスです。
業務の効率化や経費の削減、情報のスムーズな連携に期待ができるでしょう。
また J-MOTTOは、ランニングコストの安さにも定評があります。
基本料金で26もの実用的な機能を使用でき、20人まで月々3,300円(税込)で使えます。
1人あたり165円と値段の安さもあり、導入数は4,000社以上と広く使われているグループウェアツールです。
無料製品のような制限もなく、この価格でここまでの多機能を使えるグループウェアは中々ありません。
Microsoft 365：ツール数が多いアプリを導入したい企業向け
Microsoft 365のおすすめポイント
- クラウドストレージが大容量
- ツール数が多くDWPを実現しやすい
- Officeアプリはオフラインでも利用可能
| 主な機能 | マルチデバイス対応機能 自動でアップデート 優秀なスケジュール機能 |
| 料金 | 初期費用：0円〜 月額：0円〜 ※案件数・保存可能容量に応じてオプションプランあり ・Microsoft 365 Business Basic（¥750 ユーザー/月） ・Microsoft 365 Business Standard（¥1,560 ユーザー/月） ・Microsoft 365 Business Premium（¥2,750 ユーザー/月） ・Microsoft 365 Apps for business（¥1,030 ユーザー/月） |
| 対応端末 | iPhone iPad android PC |
| 運営会社 | Microsoft |
総評コメント
Microsoft 365は効率性を極めたいユーザーにぴったりの高機能グループウェアです。
とくに優れているのがスケジュール機能。
予定を共有・管理するための機能が色々搭載されているので、目的に応じて使い分けられます。
普段は個別に利用している独立したアプリも、グループ機能を使えばプロジェクトやタスクのメンバー間でスケジュールを共有できます。
タスクを管理するPlanner、メール管理のOutlook、企業向けソーシャルネットワークのYammer、コラボレーションツールTeamsもそれぞれスケジュール管理のための活用方法があり、連携性も抜群です。
また、Microsoft 365の家庭向け・一般法人向けプランは1ユーザーあたり1TBのストレージがついてきます。
無制限タイプのグループウェアには負けるとは言え、1TB＝1,000GBなので一般的には大容量です。
1枚1MBのオフィスファイル100万枚、フルHD動画ファイル約166時間、1台100GBのスマホなら約10台分の大きさになります。
1TBでも足りない場合は大企業向けのMicrosoft 365プランを選べば、5ユーザー以上の契約で1ユーザーあたり5TBまで使用可能になります。
Google Workspace：セキュリティ重視な企業向け
Google Workspaceのおすすめポイント
- セキュリティ保護されたカスタムのビジネス用メール
- 100 人まで参加可能なビデオ会議
- ユーザー 1 人あたり 30 GB のストレージ プール
| 主な機能 | 充実したセキュリティと管理機能 スタンダード サポート機能搭載 ファイル管理 |
| 料金 | 初期費用：0円〜 月額：0円〜 ※案件数・保存可能容量に応じてオプションプランあり ・Business Starter（¥680 JPY ユーザー 1 人あたりの月額（1 年契約の場合） ） ・Business Standard（¥1,360 JPYユーザー 1 人あたりの月額（1 年契約の場合）） ・Business Plus（¥2,040 JPYユーザー 1 人あたりの月額（1 年契約の場合）） ・Enterprise（HPよりお問い合わせください） |
| 対応端末 | iPhone iPad android PC |
| 運営会社 |
総評コメント
Google Workspace は、Googleが提供する世界最高水準セキュリティのクラウドサービスです。
Google 社が利用するGoogle セキュリティ基盤の利点をそのまま享受できるというメリットがあります。
Google Workspace では、あらゆるチームが、つながり、つくり、協力できる方法をコンセプトに活動しており、個人や組織が、さらに成果を上げるための、自由でイノベーティブなソリューションを提供します。
さらに、Google Workspace には、暗号化・多要素認証など、標準で多くのセキュリティ機能が備わっています。
またカスタム設定として、自社の運用に合わせたよりセキュリティの高い状態にすることも可能です。
たとえば、2段階認証の強制、不審なアクセスの検出、メールの署名・暗号化の強制などが挙げられます。
また、Google はセキュリティ、プライバシー、コンプライアンス管理を維持するために、継続的に第三者機関からの監査を受けており、セキュリティ面に関して世界最高水準と言って差し支えないでしょう。
SITE：複数現場で活用する企業向け
SITEのおすすめポイント
- 現場情報や関係者などの情報を管理
- バージョン管理機能で図面や見積書の最新版ができる
- チャット機能との連携で、自動振り分けができ写真整理が不要
| 主な機能 | 案件管理機能 メールやチャット機能 チームごとのスケジュール機能 |
| 料金 | 初期費用：0円 月額費用：450円/人 無料体験期間：4週間 ※最低利用人数は5人 ※年単位の契約のみ |
| 対応端末 | iPhone iPad android PC |
| 運営会社 | 株式会社CONIT |
総評コメント
SITEは、中小規模の現場がメインの工務店のために作られた施工管理アプリです。
主な機能は、案件管理・チャット・スケジュールの3つあり、案件管理としては、現場情報や関係者などの情報を管理でき、バージョン管理機能で図面や見積書の最新版ができます。
さらに、チャット機能との連携で、写真を自動振り分けができ、写真にコメントを入力するだけでレポートが完成、図面に直接メモや記号が書き込めるので、簡単に指示ができます。
チャット機能では、連携して写真の共有、現場の情報を映しながら会話が可能、案件ごとにチャットクループが自動生成、チャットがそのままタスク管理に適用できます。
スケジュールの特徴には、月表示・週表示・日表示が選べ、カレンダーで管理し予定も共有可能。
案件の工期が表示されるため、行動予定と案件状況が確認可能、無料の個別アプリで、時間や場所を選ばずスケジュール管理が可能などの特徴があります。
BimClip：建設業者向け
BimClipのおすすめポイント
- 建設業界に特化したシンプルなグループウェア
- ファイル共有をに適したシンプルな構造
- 情報共有のトピック管理に適したシンプルな構造
| 主な機能 | ファイル管理 プロジェクト管理 チームビルディング |
| 料金 | 要問い合わせ |
| 対応端末 | iPhone iPad android PC |
| 運営会社 | 株式会社構造計画研究所 |
総評コメント
BimClipは、株式会社構造計画研究所が提供する、BIMと人をつなぐ、建設業界のためのシンプルなグループウェアです。
同時並行する複数プロジェクトを効率的に俯瞰することができ、マネージャの負担を軽減し、チームビルディングを支援します。
さらに、情報の共有、改訂、検索をスムーズに。
情報共有漏れやメール検索による時間のロスを最小化するとともに、チームのコミュニケーションを活性化します。
加えて、ファイル管理の煩わしさをシステムに一任。
履歴管理、スナップショット、ロックなど、社内ファイルサーバーにはできない便利な機能を搭載しています。
本アプリは、建設業界に特化した限りなくシンプルなグループウェアであり、高機能よりもはじめやすさを重視した、「参加できる」、「続けられる」グループウェア。
一度グループウェアの運用に失敗したチームに特におすすめしています。
主な機能としては、ファイル共有をするための「成果物管理」機能、情報共有を行うための「トピック管理機能」のみのシンプルな構成であることが特徴です。
サイボウズOffice：初めてグループウェアを導入する企業向け
サイボウズOfficeのおすすめポイント
- 大切な情報を見逃さないトップページに情報の集約
- 掲示板による情報共有の簡易化
- メッセージやメールによる使い分けが容易
| 主な機能 | 充実したトップページ機能 スケジュール機能 ファイル管理機能 など |
| 料金 | クラウド版 初期費用：0円〜 スタンダードコース（年額5,880円/1ユーザー） プレミアムコース（年額9,405円/1ユーザー） ※契約は5ユーザーから |
| 対応端末 | iPhone iPad android PC |
| 運営会社 | サイボウズ株式会社（Cybozu, Inc.） |
総評コメント
サイボウズ Officeは、サイボウズ株式会社が提供する「誰でもかんたんに使える」を目的に開発されたグループウェアツールです。
情報共有による円滑な仕事を、みんなのものに。をコンセプトにしており、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなど様々な端末から快適に利用できるので、移動中や出張先からも社内にいる時と変わらず業務に取り組めます。
また、セキュアアクセスは、クライアント証明書を使って接続元の端末を認証するオプションサービスです。ク
ライアント証明書を、外出先や自宅などテレワークで使う端末にインストールすることで、IPアドレス制限で許可した場所以外からも安全にサービスを利用できます。
さらに、サイボウズ Officeは、システムの導入経験やITの専門知識がなくても無理なくシステム管理が可能です。
サイボウズ Office 導入企業では、様々な職種の方が管理者として活躍しています。
【社内提案向け】施工管理アプリ17製品比較資料
\ 社内提案しやすいExcel形式 /
施工管理アプリ全17製品を一覧表形式でまとめました。料金・機能面・対応端末・製品ごとの特徴などで比較できる仕様になっています。社内提案でも使いやすいよう資料はExcelでの配布です。
今だけ完全無料で提供しておりますので、是非本資料で施工管理アプリの比較・検討をしてみてください。
まとめ
グループウェアの意味を理解できたでしょうか。
また業務効率化や省力化・省人化を目的に自社での導入は可能でしょうか。
おススメで上げたソフトは、実際に建設業で使用されており高評価の物ばかりです。
導入初期の抵抗を考えつつも将来的な業務効率化を目指して導入を検討してみて下さい。
