建設業における契約は紙ベースが主流です。
しかしDX化の波に乗り、電子契約に切り替えを検討している建設業の方もいるのではないでしょうか？
本記事では、IT化、デジタル化が遅れている建設業においても電子契約が可能になった背景や業法の改正の背景から、電子契約に必要な要件、メリットや実際のおすすめ電子契約システムも紹介しております。
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建設業でも電子契約は可能
そもそも建設業において、電子契約は可能なのでしょうか。
答えは「可能」です。
まず、冒頭に電子契約が可能になることが示されている建設業法について解説します。
1949年：建設業法の施行
建設業において「建設業法」が適用される法になります。
本法は1949年に施行された法律であり、建設業者における資質向上、建設工事の請負契約における適正化を図るために規制を定めた法律です。
建設業者は建設業法に基づいて業務を実施し、規定を順守することが求められます。
違反した場合は、営業停止処分や、建設業許可の取り消し処分などの行政処分に加えて刑事罰になるケースがあります。
2001年：建設業法の改正
世の中のIT化の影響から建設業でも電子メールや電子ファイルの活用が増えてきました。
そこで、従来書面の交付が義務付けられていた文書にも電子メールや電子ファイルなどの電磁的手段でも交付できるようにIT 書面一括法というものが施行されました。
その際に、建設業法の改正（2001年4月）が施行され建設業に係わる請負契約にも電子契約が可能になりました。
一方で、電子契約を結ぶ際に、①相手方の事前承認を受けること、②技術的基準に適合することを条件に利用可能としていたものの、どの電子契約システムが技術的基準を満たしているのか不明確だったことから建設業では電子契約の利用が進みませんでした。
2018年：グレーゾーン解消制度に基づく回答
そこで、どのような契約ならば電子契約サービスが建設業法の定める技術的基準を満たしているのかを明示したのが「グレーゾーン解消制度」です。
グレーゾーン解消制度とは、事業者が現在施行されている規制の適用範囲が不明確な場合に、安心して事業活動を行えるように、具体的な事業計画に即して、あらかじめ規制の適用の有無を確認できるための制度です。
この制度を活用して電子契約システムが普及しました。
建設業の電子契約に必要な3つの要件
次に、電子契約に必要な3つの要件を解説します。
建設業の電子契約では、原本性・本人性・見読性の3つの要件を抑える必要があります。
それぞれに関して下記に詳しく説明します。
| 要件 | 概要 |
|---|---|
| 原本性 | 契約内容の改ざんが行われていないこと。 契約事項などの電磁的記録を適切に保存しておくことが求められる。 |
| 本人性 | 電子署名が契約者自身であることを証明すること。 ここで、契約当事者による本人確認の措置がなされることができれば事業者署名型でも問題なく利用可能である。 |
| 見読性 | 当該記録をディスプレイ、書面などに速やかに、かつ整然と表示できるようにシステムを整備しておく必要がある。 また、電磁的記録の特長を活かし、関連する記録を迅速に取り出すことができるように、最適な検索機能を備えておくことが望ましい。 |
建設業が電子契約システムを導入するメリット
電子契約のメリットを解説します。
まず初めに最も効果があることが①経費削減です。
その他にも、電子による②業務効率化、③コンプライアンスの強化などが考えられます。
それぞれに関して詳しく解説します。
経費削減
最も重要なものが経費削減です。
紙の契約書の場合、郵送・印刷・印紙・保管などの様々なコストが発生します。
電子契約ではそのいずれも最小コストで実施できることが大きな魅力です。
請負者にとっても契約金額が大きいほど印紙代が大きくなりがちですが、電子契約では最小で済みます。
業務効率化
上述の通り、紙媒体では契約に際し、郵送や印刷などの手間がかかります。
印刷物には捺印や保管の手間もあるため、電子媒体と比較すると業務の工数が増える傾向にあります。
その為、電子データにすることで契約スピードの向上や、誤記やミスによる手戻り作業も迅速に対応できます。
コンプライアンス強化
電子媒体ならではのリスクが取り上げられる昨今ではありますが、紙媒体による情報漏洩リスクを回避することにも繋がります。
社員や第三者がキャビネットなどを見ることで契約情報をいつでも閲覧できることと比較すると電子契約によるセキュリティの方が高いと言えます。
建設業向け電子契約システムの選び方
次に、実際に複数ある電子契約システムの中から何を基準に選べば良いのかを解説します。
安全性
最も重要な点が安全性です。
電子データは、流出などの情報漏洩には一番に気をつけなければいけません。
電子契約システムにおいて安全性の重要度を目安にできる機能に、電子サインか電子署名があります。
電子署名の方が、安全性が高いためおススメです。
電子サインとは、メール認証から使用端末（PC,スマホやタブレット）へタッチペンなどを使って署名を含む広範囲な概念です。
一方で電子署名とは、電子署名法第2条によって署名者が誰であるかを明確に表示していること。
または、文書の偽造が行われていないことを確認できるもの、と定義されているため、安全性について明確に区別されます。
電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法の改正により、電子取引について電子データ保存が必須になりました。
そのため電子契約によるデータの収集や集積などはシステムを導入してヒューマンエラーのリスクを最小化することをお勧めします。
導入済み自社システムへの互換性
自社ですでに導入済みのシステムがある場合、互換性が重要になります。
電子契約システムは如何に業務効率化といっても導入時の初期には慣れるまで人的コストがかかります。
更に、既に導入しているシステムとの互換性がない場合は、新しいシステムを一から入れることになってしまいます。
そこで、自社で既に導入済みのシステムがある場合は、運用面の人的コストの最小化のためにも互換性の高いソフトやシステムの導入を検討しましょう。
建設業向け電子契約システムおすすめ【3選】
それでは、上記から実際に建設業で活用可能な電子契約システムのおすすめを3つ紹介します。
電子印鑑GMO：お試しで活用したい企業向け
電子印鑑GMOのおすすめポイント
- 他社サービスの署名もまとめて管理
- 本アプリの署名以外の署名情報チェックが可能
- 署名依頼の送信時に「あると便利」な機能が充実
| 主な機能 | 署名互換機能 アドレス帳機能 電子署名フォーム機能 |
| 料金 | 【お試しフリープラン】 ⽉額基本料⾦：0円（ユーザー数5件/月） 【契約印＆実印プラン】（立会人型＆当事者型） ⽉額基本料⾦：9,680円 ユーザー数：無制限 送信数：無制限 署名⽅法：契約印タイプ 【実印タイプ・マイナンバー実印】 送信料：契約印タイプ110円 / 件 実印タイプ330円 / 件 電子証明書：1枚⽬（無料）、2枚⽬以降8,800円/ 枚 / 年 |
| 運営会社 | GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社 |
総評コメント
電子印鑑GMOは、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する、お試しフリープランありの電子署名（電子文書に電子署名をして取り交わされる契約）ソフトです。
従来の紙での契約と比較すると圧倒的な業務の省人化・省力化が可能な業務効率化ソフトであり、電子文書の編集や改ざん等へのリスク対策が万全、かつ信用性の高い電子署名機能が特徴になっています。
本ソフトを使うことで、従来の神の契約と異なり、印紙税などのコスト削減に加えて、契約手続きが可視化されることによって、契約の締結漏れや解約、更新漏れといった事態を未然に防止することができるためコンプライアンス強化にも繋がります。
電子署名には、署名者の本人性を担保する方法が２つあり、契約の性質や本人確認の必要レベルに応じて署名タイプを選ぶことが重要です。
本ソフトでは、あらゆるシーンの文書に対応できる機能を備えているため汎用性にも優れていることが特徴です。
Freee（フリー）サイン：カスタマイズが好きな企業向け
Freeeサインのおすすめポイント
- 弁護士が監修
- シンプル画面で使いやすい
- 契約相手にも電話サポートがある
| 主な機能 | 契約書の作成機能 承認・ワークフロー機能 契約の締結、管理機能 |
| 料金 | ・スターター（個人事業主向け）：1,280円/月 ・Light（一人で契約作業）：5,980/月 ・Light Plus（複数名で利用したい）：23,800/月 ・Pro / Pro Plus（全社で電子契約を導入したい方）：要問い合わせ |
| 運営会社 | free株式会社 |
総評コメント
freeeサインは、freee株式会社が提供する、弁護士監修の安心・安全の電子契約サービスです。
従来の面倒な契約業務を簡単な操作で、オンラインで完結することが可能になります。
具体的には、文書の作成、締結、管理まで、契約業務の煩雑なプロセスをこれ１つでオンラインで完結するワンストップ型の電子契約サービスであることが特徴です。
工事の受注者と発注者のあいだで交わされる契約書（工事請負契約）についても、建設業法第19条第1項により、契約書に記載すべき内容も定められていて、テンプレートでカバーされています。
本アプリの機能としては、契約書の作成や押印、管理など、契約にまつわる作業は多岐に渡ります。
リモートワークが普及した近年、コミュニケーションを取りづらくなってしまい、契約締結までに時間がかかってしまう場合や、押印のためだけに出社しなければいけない…なんてケースも少なくありません。
そんな契約まわりの業務を効率化させたい方には電子契約サービスであるfreeeサインがおすすめです。
freeeサインはインターネット環境さえあれば、PCやスマホで契約書作成から締結まで、契約にまつわる一連の業務を完結できます。
さらに、過去の契約書類はクラウド上で保存できるので、紛失や破損の心配も解消します。
Docusign：セキュリティ重視の企業向け
Docusignのおすすめポイント
- 契約書をPDFでダウンロードでき、印刷・保管が可能
- 公開鍵暗号方式による電子署名と電子証明書添付の手続きが可能
- 当該PDFファイルが不正改ざんされていないことを証明可能
| 主な機能 | 署名互換機能 改ざんなどの不正確認機能 電子署名フォーム機能 |
| 料金 | 【Personal】 電子署名の基本機能を網羅した個人向けのプラン 月額費用：1,100円 【Standard】文書の送信、署名・捺印、コラボレーションを必要とするチームまたは小規模企業向け 月額費用：2,800円(1ユーザーあたり) 【Business Pro】高度な機能を活用して合意・契約プロセスの自動化を目指す組織向けのプラン 月額費用：4,400円（1ユーザーあたり） |
| 運営会社 | Docusign（ドキュサイン） |
総評コメント
ドキュサインは、Docusign（ドキュサイン）が提供する電子署名ソフトです。
建設工事請負契約で利用可能な電子署名サービスはいくつかあるかと思いますが、特にドキュサインは全世界で50万社（2019年9月現在）以上のお客様が導入している、世界で一番多く使われている電子署名サービスです。
本ソフトの特徴は、上記機能に加えて、すでにパッケージ化された統合モジュール、例えばSalesforce、Box、Microsoft SharePointやGoogle Driveなど、REST/SOAP APIを提供することによって様々なシステム連携が可能です。
これにより、お客様の契約行為を中心としたビジネスの安全かつスムーズなデジタル化を可能にします。
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まとめ
建設業において、電子契約が可能であること、電子契約を導入するメリットを理解できたでしょうか。
本記事を通して具体的な電子契約ソフトなども紹介したため、自社に最も適したソフトを活用することをお勧めします。
既に導入しているソフトやIT機器との互換性も確認してトライアルなどを経てから導入を検討してみてください。
